Verwerkingsregister

[ verwerkingsregister.com ]

Zie ook: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) | Bescherming persoonsgegevens | Binding Corporate Rules | Datalekken | Dataretentie | Data Protection Officer / Functionaris Gegevensbescherming | Doorgifte persoonsgegevens | Persoonsgegevens | Privacy | Verwerkersovereenkomst

Verwerkingsregister (artikel 30 AVG)

Volgens artikel 30 van de AVG is (bijna) elke organisatie verplicht haar verwerkingsactiviteiten bij te houden in een register. Daarom wordt dit register van verwerkingsen ook wel artikel 30-register genoemd. De verwerkingsactiviteiten omvatten zowel de eigenlijke bedrijfsprocessen (zoals de bezoekersregistratie of de salarisadministratie) als de systemen die binnen die processen worden gebruikt. Bij het opstellen van het verwerkingsregister is de eerste stap dan ook het inventariseren van processen en applicaties.
Het bijhouden van het register valt onder de verantwoordingsplicht, de 'privacyboekhouding' van een organisatie.

Wanneer is een verwerkingsregister verplicht?

  • Als een organisatie 250 (of meer) personen in dienst heeft, moet zij altijd een register bijhouden.

  • Als een organisatie minder dan 250 personen in dienst heeft, moet zij een register bijhouden als aan minstens n van de volgende voorwaarden is voldaan:

    • De verwerking van persoonsgegevens is niet incidenteel. Een niet-incidentele (ofwel structurele) verwerking is bijvoorbeeld het bijhouden van een klantenadministratie of salarisadministratie.
    • Er worden persoonsgegevens verwerkt die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen.
    • Er worden persoonsgegevens verwerkt die vallen onder de categorie bijzondere persoonsgegevens of de categorie persoonsgegevens in verband met strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.
    In de praktijk wordt bijna altijd aan minstens een van deze voorwaarden voldaan.
Vanwege bovenstaande eisen moet praktisch elke organisatie een verwerkingsregister bijhouden.

Wat moet een verwerkingsregister bevatten?

Verwerkingsactiviteiten in het verwerkingsregister In het register moeten worden opgenomen:
  • Naam en contactgegevens van de organisatie en, indien van toepassing, de functionaris gegevensbescherming (FG).
  • Beschrijving van de categorien van persoonsgegevens.
  • Doeleinden van de verwerking (zoals "beveiliging van bedrijfsgoederen").
  • Omschrijving van de categorien van betrokkenen ("werknemers", "klanten").
  • Omschrijving van de categorien van ontvangers aan wie de gegevens worden verstrekt, waaronder ontvangers in landen buiten de EU ("luchtvaartmaatschappijen", "middelbare scholen").
  • Bij doorgifte naar landen buiten de EU, vermelding van die landen; bij een 'incidentele doorgifte' vermelding van de passende waarborgen.
  • Bewaartermijnen voor de verschillende categorien van persoonsgegevens.
  • Beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.
De wet eist niet dat de grondslag voor elke verwerking wordt opgenomen in het register (bijvoorbeeld toestemming of wettelijke plicht). Dit wordt toch vaak gedaan omdat de wet wl eist dat deze grondslag moet worden verantwoord en bijvoorbeeld aan de betrokkenen moet worden medegedeeld. Het is bovendien een extra controle: als geen van de in de AVG genoemde grondslagen van toepassing is, is de verwerking helemaal niet toegestaan.

Een verwerker is een organisatie die namens een andere organisatie (de "klant") gegevens verwerkt. Een verwerker hoeft minder gegevens in het verwerkingsregister op te nemen:
  • Naam en contactgegevens van de verwerker, van de FG (indien van toepassing) en van de klanten namens wie de gegevens worden verwerkt.
  • De categorien van verwerkingen, per klant.
  • Bij doorgifte naar ontvangers in landen buiten de EU, vermelding van die landen; bij een 'incidentele doorgifte' vermelding van de passende waarborgen.
  • Beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Hulpmiddelen voor registratie

In de AVG wordt niet voorgeschreven op welke manier de verwerkingen geregistreerd moeten worden. Organisaties zijn vrij in hun keuze daarin. In grote lijnen zijn er twee manieren om een register op te zetten: eenvoudig met behulp van een spreadsheet of tekstbestand, of met een speciale applicatie. Hieronder lichten we beide vormen toe. Welk hulpmiddel ook gebruikt wordt: kennis van de AVG is vereist om het register op een juiste manier, in overeenstemming met de wet, op te zetten en te vullen.
Het verwerkingsregister moet op elk moment een actueel en compleet inzicht bieden in alle verwerkingen. De toezichthouder, voor Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens, kan op elk moment inzage vragen in het register.

Verwerkingsregister via spreadsheet of tekstbestand (bijv. Excel, Word)

Verwerkingsregister in spreadsheet zoals Excel Sommige (branch)organisaties leveren hiervoor een template. Die kunnen direct worden gebruikt of als basis dienen voor een eigen template.
Hieronder staan enkele templates als voorbeeld:

Gespecialiseerde programma's voor verwerkingen

Gespecialiseerde software heeft natuurlijk meer mogelijkheden dan een spreadsheet of tekstbestand. Sommige verwerkingsprogramma's zijn onderdeel van privacy compliance software. Zo'n set met programma's (toolbox) biedt naast een verwerkingsregister ook hulp bij het opstellen en vastleggen van (D)PIAs met bijbehorende workflows, en het eveneens verplichte datalekregister. Ook het registreren van toestemming of het verwerken van verzoeken van betrokkenen (bijvoorbeeld inzage- of correctieverzoeken) kan onderdeel uitmaken van de toolbox.

De mogelijkheden per programma verschillen aanzienlijk, evenals de kosten en het gebruiksgemak. Sommige tools zijn na aanschaf direct klaar om gebruikt te worden, andere vragen vanwege de grote flexibiliteit om een uitgebreide implementatie en configuratie. Er kunnen goede redenen zijn om te kiezen voor een applicatie waarbij de (gevoelige!) gegevens binnen de EU of in Nederland worden opgeslagen. Wanneer ook het datalekregister uit de toolbox gebruikt wordt, zullen de toegepaste beveiligingsmaatregelen van de leverancier een grote rol spelen.
Laat u goed voorlichten vr aanschaf van de tool: er moet uitgebreid worden stilgestaan bij eisen, wensen en budget om deze zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen.

Leveranciers van privacy compliance tools

Onderstaande avg tools bevatten een verwerkingsregister:

Checklist voor het invullen

Controle op loondienst We hebben een eenvoudig overzicht gemaakt als hulpmiddel bij het invullen van een verwerkingsregister. De checklist geeft in hoofdlijnen aan wat de verwerkingsregisters voor verwerkingsverantwoordelijken of verwerkers moeten bevatten, gebaseerd op artikel 30 van de AVG.

Download de checklist verwerkingsregister van ons zusterbedrijf Quodata Privacy Services.