Kopie paspoort

Wat is kopie paspoort?

Een kopie paspoort is letterlijk een kopie van een paspoort of identiteitskaart, ook wel 'kopietje paspoort' genoemd. De kopie kan fysiek (op papier) of digitaal zijn, het gaat erom dat de gegevens van je identiteitsbewijs worden opgeslagen. Met een kopie kan misbruik van persoonsgegevens worden gemaakt (denk aan identiteitsfraude).

Identificatieplicht

De identificatieplicht houdt in dat iedereen vanaf 14 jaar een geldig identiteitsbewijs moet kunnen tonen als de politie daarom vraagt. Ook andere ambtenaren kunnen je vragen om een geldig identiteitsbewijs te tonen. Dat betreft ambtenaren die toezicht houden op de naleving van wetten. Voorbeelden hiervan zijn belastinginspecteurs, milieu-inspecteurs en boswachters. Er moet wel een reden zijn om je identiteit te controleren.

Identificatie

Voor identificatie is een geldig identiteitsbewijs nodig: paspoort, identiteitskaart (ID-kaart), vreemdelingendocument of (soms) rijbewijs. Wanneer je iets aanvraagt, bestelt of toegang wilt, kan je gevraagd worden om je te legitimeren. Hiermee wordt gecontroleerd wie de aanvrager of besteller is, en wordt voorkomen dat iemand anders uit jouw naam handelingen verricht.
Een controle van de identiteit kan alleen plaatsvinden op basis van een origineel document, niet aan de hand van een kopie omdat beschadigingen en vervalsingen op een kopie minder goed zichtbaar zijn.
Wanneer een organisatie jouw persoonsgegevens in handen heeft, kan er misbruik van die gegevens worden gemaakt. Vandaar dat het verstrekken en opslaan van deze gegevens aan strikte regels gebonden is.
Er is een verschil in het eigenlijke identificeren (het tonen van je identiteitsbewijs) en het opslaan van deze gegevens. Een bekend voorbeeld waarbij alleen het tonen van een identiteitsbewijs volstaat, is de leeftijdscontrole bij het kopen van alcohol.

Wie mag vragen om een kopie paspoort of kopie-ID?

De volgende instanties mogen om een kopie van je paspoort vragen: overheidsinstanties, notarissen, casino’s, levensverzekeraars en je werkgever. Banken mogen wel om een onbewerkte kopie vragen, maar mogen deze niet (onbewerkt) opslaan.
Niet: verhuurbedrijven (met uitzondering van bepaalde autoverhuurbedrijven), hotels, telecomaanbieders en zorgverleners zoals apothekers en huisartsen. Zij mogen wel inzage vragen om na te gaan wie je bent en enkele gegevens noteren. Ze mogen geen kopie maken, tenzij je daarvoor toestemming geeft.
De instanties die hier wel om mogen vragen, moeten de data veilig opslaan en deze verwijderen als ze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze werden verzameld of na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn.

Hotels en (online) identificatie

Een hotel is wettelijk verplicht enkele gegevens bij te houden: type identiteitsdocument, naam, woonplaats, type indentiteitsbewijs, aankomstdatum en vertrekdatum. Niet meer dan dat, dus een kopie maken van een identiteitsbewijs is niet nodig. Ook het nummer van de ID-kaart of rijbewijs mag worden genoteerd. Een e-mailadres is niet verplicht. Per gemeente kan in de APV worden bepaald dat aanvullende informatie nodig is. Voorbeelden daarvan zijn nationaliteit, geboortedatum en geboorteplaats.
Als men het identiteitsbewijs wil innemen, weiger dat met bijvoorbeeld de motivatie dat je het altijd bij je moet hebben voor legitimatie.
Bij het online inchecken kan een gast van tevoren zijn gegevens invullen. Let op dat je niet meer gegevens invult dan nodig. Een e-mailadres kan handig zijn voor bevestiging of het ontvangen van een factuur.

Een kopie in het personeelsdossier

Op grond van de Wet op de Loonbelasting is een werkgever verplicht om bij indiensttreding van een werknemer zijn of haar identiteit te controleren via een origineel en geldig paspoort of ID-kaart (geen rijbewijs!). Na deze controle is de werkgever verplicht om een kopie van het gecontroleerde identiteitsbewijs – met BSN en pasfoto – in de loonadministratie te bewaren.
Er mogen geen kopieën van de identiteitsbewijzen van uitzendkrachten worden gemaakt: dat moet het uitzendbureau doen.

Een veilige kopie maken

Bij het verstrekken van een kopie van een identiteitsbewijs kunnen maatregelen worden genomen om dit zo veilig mogelijk te doen. Denk aan het verwijderen of onleesbaar maken van BSN, pasfoto en handtekening. Voor dit doel zijn bij gemeenten en de ANWB hoesjes of ID Covers te koop die de bewuste velden afschermen.

De overheid heeft een speciale app ontwikkeld voor het maken van een veilige kopie van een identiteitsbewijs: KopieID. Na het maken van een foto (met je mobiele telefoon) van het paspoort of de identiteitskaart, kun je gevoelige gegevens onleesbaar maken en een watermerk toevoegen.
Op een papieren kopie kun je schrijven waarvoor de kopie bedoeld is, zodat deze niet voor een ander doel kan worden gebruikt.



Pasfoto en BSN: gevoelige persoonsgegevens

De reden waarom het kopiëren van identiteitsbewijzen niet zomaar is toegestaan, houdt verband met de privacyrisico's die daaraan verbonden zijn. Een pasfoto kan gevoelige gegevens onthullen: ras, geloof, gezondheid. Het gevaar van misbruik van het burgerservicenummer schuilt in het feit dat dit nummer uniek is en gebruikt kan worden om bestanden aan elkaar te koppelen.

Opmerkingen bij 'kopietje paspoort'

• Op de identiteitskaart wordt het BSN 'persoonsnummer' genoemd.
• Banken moeten inschatten of financiële transacties risico's inhouden. Op grond daarvan kunnen zij onderzoek doen naar de identiteit van een klant. Zij kunnen - maar zijn daartoe niet verplicht - een (bewerkte) kopie van het identiteitsbewijs opslaan. Overigens zullen banken het burgerservicenummer (BSN) altijd opslaan omdat zij dit nodig hebben voor bijvoorbeeld het uitwisselen van gegevens met de belastingdienst.
• Bij het aangaan van een lidmaatschap van een vereniging is geen kopie van een identiteitsbewijs nodig; hiervoor ontbreekt een wettelijke grondslag.
• Ook telecomaanbieders mogen geen kopie van een legitimatiebewijs maken.
• Bij de verhuur van een auto of het maken van een proefrit mag een BOVAG-lid een kopie maken van een identiteitsbewijs. De pasfoto en BSN mogen niet gekopieerd worden. Na afloop van de verhuur of de proefrit moeten de gegevens worden vernietigd.
• Een rijbewijs bevat geen gegevens over nationaliteit of verblijfsstatus en is daarom niet in alle gevallen geschikt voor identificatie.
• Scholen hebben een BSN nodig voor inschrijving. Een kopie van het identiteitsbewijs is meestal niet nodig. Wil een school dit wel, vraag dan naar de reden. Een kopie maken mag namelijk alleen als dit expliciet is opgenomen in een wet, besluit of regeling.
• Het BSN kan vermeld staan in een lange reeks met codes waar ook de naam in voorkomt.
• Bij het aanvragen van een paspoort worden twee vingerafdrukken afgenomen, die worden opgeslagen op de chip van je paspoort. Sinds 2014 worden geen vingerafdrukken meer afgenomen bij het aanvragen van een identiteitskaart.
• Het bekijken van een identiteitsbewijs ter controle of het tijdelijk in bewaring nemen ervan valt niet onder verwerking van persoonsgegevens.
• Wanneer je je privacyrechten uitoefent, moet je identiteit worden gecontroleerd. Hiervoor mag een organisatie niet zomaar vragen om je identiteitsbewijs. Als de organisatie je identiteit op een andere, minder vergaande manier kan vaststellen, dan moet voor die manier worden gekozen. Als een kopie echt noodzakelijk is, kun je met een veilige kopie-ID het privacyrisico voor jezelf verkleinen. Zie: rechten van betrokkenen.

Gerelateerde onderwerpen