Incassokosten

Wat zijn incassokosten?

Een incasso is het incasseren of innen van een betaling. Als iemand aan bijvoorbeeld een leverancier een bedrag verschuldigd is maar niet betaalt, zal die leverancier in actie moeten komen. Om de betaling te kunnen incasseren, moet hij kosten maken. Deze zogenaamde incassokosten worden bovenop het verschuldigde bedrag aan de wanbetaler in rekening gebracht.
Voor incassokosten worden diverse benamingen gebruikt: administratiekosten, leges, aanmaningskosten, verzuimkosten, buitengerechtelijke kosten of herinneringskosten. Qua manier van inning onderscheiden we twee soorten incasso: gerechtelijke incasso en minnelijke incasso waarbij een schikking wordt getroffen.

Ik heb een betalingsachterstand, wat nu?

Het eerste advies is om te proberen tot een regeling te komen met degene aan wie je de betaling verschuldigd bent. Besef dat je niet de enige bent die een rekening niet (op tijd) kan betalen. Als een schuldeiser totaal geen reactie of medewerking van de schuldenaar krijgt zal eerstgenoemde, zeker als het een bedrijf betreft, de betaling uit handen geven.
Het incassobureau dat vervolgens wordt ingeschakeld, ontvangt voor zijn diensten een vergoeding, vaak een percentage van het te innen bedrag. Deze kosten zullen aan jou, als wanbetaler,worden doorberekend. Met andere woorden: je schuld wordt hoger.

Wat is een incassobureau of incassokantoor?

Een incassobureau is een organisatie die gespecialiseerd is in het incasseren van rekeningen. Vaak wordt gedacht dat het hierbij uitsluitend gaat om achterstallige betalingen. Dat is een misverstand. Een bedrijf kan ervoor kiezen om het innen van al zijn rekeningen uit te besteden. Een incassobureau voert deze taak dan uit tegen een bepaalde vergoeding, meestal een percentage van de te innen bedragen.
Het is ook mogelijk om de volledige debiteurenadministratie, inclusief het factureren, uit te besteden en daarmee het debiteurenrisico af te kopen. Dit staat bekend als factoring. Een voorbeeld van een dergelijke aanpak is een tandarts die het incasseren van zijn rekeningen uitbesteedt. Het incassobureau, in dit geval een factoringmaatschappij of factor, doet waar het goed in is en int de bedragen. Hiervoor ontvangt de factor meestal een vast percentage van de omzet. De tandarts krijgt zijn rekeningen meteen betaald (minus het aan de factoringmaatschappij te betalen gedeelte). En de ontvangers van de rekening zijn geneigd om sneller aan een incassobureau te betalen dan aan een tandarts.

Berekenen van incassokosten

Wanneer je een rekening niet op tijd betaalt, zal de schuldeiser je aanmanen. Meestal zal hij in zijn aanmaning vermelden dat, als je niet binnen een of twee weken alsnog betaalt, er kosten in rekening worden gebracht. Deze zogenaamde administratiekosten zijn bedoeld als waarschuwing of stok achter de deur.
Wanneer de schuldeiser de vordering uitbesteedt aan een incassobedrijf stijgen de administratiekosten vaak aanzienlijk. Professionele incasseerders hanteren nu eenmaal hogere incassokosten. In de praktijk werden deze bedragen soms buitensporig hoog.

Per 1 juli 2012 is de maximale hoogte van incassokosten wettelijk beperkt. Dit is geregeld in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, ook wel aangeduid met 'Wet Incasso Kosten' of 'Wik'. Overigens geldt deze regeling uitsluitend voor schulden van consumenten. Bedrijven mogen ten aanzien van onderlinge schulden andere afspraken maken over de hoogte van de incassokosten.

Begrenzing incassokosten

De hoogte van de incassokosten wordt berekend als percentage van het verschuldigde bedrag. Dit percentage daalt naarmate het bedrag hoger is. In hoofdlijnen komt het neer op een procentuele vergoeding. De volgende percentages zijn van toepassing:

• 15% over de eerste 2500 euro van de vordering, met een minimum van 40 euro
• 10% over de volgende 2500 euro van de vordering
• 5% over de volgende 5000 euro van de vordering
• 1% over de volgende 190.000 euro van de vordering
• 0,5% over het meerdere, met een maximum van 6775 euro

Incasso alleen bij 'in verzuim'

Van belang is dat het incassotraject (met de begrensde incassokosten) slechts kan worden gestart indien de schuldenaar in verzuim is. (De schuldenaar is de ontvanger van de oorspronkelijke rekening.) Van verzuim is sprake als de schuldeiser een betalingsherinnering heeft gestuurd waarin hij aangeeft dat er binnen een x aantal dagen moet zijn betaald. Dit is een zogeheten ingebrekestelling. Onder bepaalde omstandigheden is de schuldenaar eerder in verzuim, bijvoorbeeld als expliciet is afgesproken dat indien vóór een bepaalde datum geen betaling heeft plaatsgevonden de schuldenaar in verzuim is.
Voor de goede orde: als de schuldenaar géén consument is, is een aanmaning of betalingsherinnering niet verplicht.

Incassobureau: incassokosten en btw

Onder bepaalde omstandigheden mogen de aan de wanbetaler in rekening gebrachte incassokosten worden verhoogd met het gebruikelijke btw-percentage (hoge tarief). Dit heeft te maken met het volgende. Een schuldeiser die de incassoprocedure uitbesteedt, zal daarvoor een rekening met btw krijgen van het incassobureau. De meeste schuldeisers kunnen deze betaalde btw terugvorderen.
Wanneer een schuldeiser deze btw niet kan terugvorderen (omdat hij niet btw-plichtig is) levert dat een verliespost op. Ter compensatie hiervan mogen de aan de wanbetaler in rekening gebrachte incassokosten met btw worden verhoogd.
Voorbeelden van enkele beroepsgroepen die geen btw mogen heffen op hun facturen zijn artsen en journalisten. Ook in de kinderopvang en in het onderwijs wordt meestal geen btw berekend.



Deurwaarder versus incassobureau

Een deurwaarder is een ambtenaar. Hij is o.a. bevoegd tot het uitbrengen van dagvaardingen en het opmaken van bepaalde akten. Hij kan worden ingeschakeld in het incassotraject. Een deurwaarder kan zaken voor de rechter brengen. Na uitspraak van een rechter kan hij beslag leggen op goederen en inkomen.
Een deurwaarder wordt niet door de staat betaald maar door de partij die hem inschakelt.
Een incassobureau heeft niet de bevoegdheid om beslag te leggen. Soms dreigen ze er (indirect) mee. Een incassokantoor kan een deurwaarder inschakelen, wat voor hen kosten met zich meebrengt waardoor ze dat niet snel doen.

Opmerkingen over incassokosten

• Voor overeenkomsten tussen bedrijven onderling of tussen bedrijven en overheden gelden andere regels met betrekking tot betalingstermijnen. Als partijen geen betalingstermijn hebben afgesproken, geldt voor bedrijven onderling een termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Partijen mogen in de overeenkomt een termijn van maximaal 60 dagen overeenkomen. Een nog langere termijn mag alleen worden overeengekomen als er sprake is van een wettelijke uitzondering. Maar, sinds 1 juli 2017 mogen grote ondernemingen met mkb-leveranciers géén betalingstermijnen afspreken van meer dan 60 dagen. Is er toch een langere termijn overeengekomen, dan is de afspraak hierover 'nietig' en geldt van rechtswege automatisch de wettelijke termijn van 30 dagen.
  Voor contracten tussen bedrijven en overheden geldt een termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur (afwijking is vrijwel niet mogelijk).
• Boetes van het Centraal Jusitieel Incassobureau (CJIB) vallen buiten deze regelingen. Bij het niet-betalen van een verkeersboete volgt geen waarschuwing. Als de boete niet op tijd is betaald, wordt een opslag van 50% geheven. Bij een tweede aanmaning is de opslag 100%.
• Er zijn bedrijven die schulden opkopen om deze voor eigen rekening te innen. Daarbij gaat het vaak om oude schulden of schulden die moeilijk te incasseren lijken. Soms kiezen banken ervoor om lastige schulden te verkopen, zodat de incasso door een derde partij wordt gedaan en de eigen reputatie schoon blijft.
  Een schuldkoper betaalt een gering bedrag voor een schuld, de oorspronkelijke schuldeiser is blij dat hij toch nog iets van zijn geld ziet. De opkoper hanteert vaak aggressieve methoden om het geld te incasseren, met rente en hoge incassokosten.
  Vraag altijd om welke schulden het gaat, ook in dit circuit komen nepnota's voor. Wees alert op extra opgevoerde kosten.
• Incassobedrijven kunnen ook op een indirecte manier geld verdienen. Informatie over de financiële situatie van mensen en bedrijven is geld waard. Diverse incassobedrijven bezitten gegevens van miljoenen Nederlanders waarmee ze een commerciële tegenhanger van Bureau Kredietregistratie (BKR) zijn.